Ketika pelayanan berskala nasional belum memiliki satu sistem
Balai Teknologi Keselamatan Pelayaran melayani ekosistem yang luas. Di dalamnya terdapat service station, perusahaan pelayaran, pemilik kapal, alat keselamatan, petugas pemeriksa, unit pengelola data, proses pengujian, dokumen layanan, serta penerimaan negara.
Sebelum SIMAKESPEL, setiap bagian dari pelayanan tersebut belum berada di dalam satu sistem terintegrasi. Data perusahaan dan service station dapat berada pada sumber yang berbeda dengan data kapal. Informasi alat keselamatan, hasil pemeriksaan, pembayaran, dan dokumen yang diterbitkan juga belum membentuk satu riwayat layanan yang utuh.
Situasi ini membuat pelayanan sulit dipantau dari awal sampai selesai. Petugas membutuhkan lebih banyak waktu untuk memastikan kelengkapan data, mengetahui posisi proses, mencocokkan pembayaran, dan menelusuri dokumen. Di sisi pengguna, pengajuan dan tindak lanjut sangat bergantung pada komunikasi manual serta perpindahan berkas.
Transformasi dimulai dengan memahami proses pelayanan
Dalam project ini saya tidak langsung memulai dari tampilan aplikasi. Saya memulai dari proses pelayanan: siapa yang mengajukan, data apa yang dibutuhkan, siapa yang memeriksa, keputusan apa yang harus dibuat, bagaimana hasil pengujian dicatat, kapan billing diterbitkan, dan kapan dokumen layanan dapat diberikan.
Sebagai System Analyst, saya memetakan hubungan antara service station, perusahaan, kapal, alat keselamatan, petugas, pengujian, pembayaran, dan dokumen. Sebagai Lead Developer, saya menghubungkan hasil analisis tersebut dengan pekerjaan tim agar rancangan tidak berhenti sebagai dokumen, tetapi benar-benar menjadi sistem yang dapat digunakan.
Pendekatan ini penting karena transformasi digital pemerintah bukan hanya tentang membuat aplikasi. Sistem harus mengikuti alur kewenangan, menjaga konsistensi data, memberikan jejak proses, serta tetap mudah dipahami oleh pengguna dengan tingkat pemahaman teknologi yang berbeda.
Dari proses terpisah menjadi satu perjalanan layanan online
SIMAKESPEL dibangun agar data yang dicatat pada awal pelayanan dapat mengikuti proses sampai akhir. Service station dapat mengajukan layanan secara online. Data perusahaan, kapal, alat keselamatan, dokumen pendukung, dan kebutuhan pengujian dicatat dalam satu rangkaian informasi.
Petugas kemudian dapat memeriksa kelengkapan, memberikan catatan, melakukan verifikasi, mencatat hasil pengujian, dan memantau status tanpa mengulang pencatatan dari awal. Setelah layanan dinyatakan memenuhi proses, sistem menghubungkannya dengan billing dan pembayaran PNBP sebelum dokumen diterbitkan.
Perubahan yang dibangun: dari pekerjaan manual yang tersebar menjadi pelayanan online yang memiliki alur, status, hubungan data, dan riwayat yang lebih jelas.
